А. В. Бородин
Исполнительный директор ООО «Проектный Институт
Инженерной Инфраструктуры»
После завершения карантина далеко не все организации вернулись обратно в офис. Опыт удалённой работы оказался полезен предпринимателям: часть из них стали нанимать больше аутсорс-сотрудников и иных подрядчиков, а другая часть оставили команду почти полностью работать из дома, сокращая тем самым издержки. И всё это без потери продуктивности!
В данной статье мы готовы поделиться своим опытом контроля своей команды и рассказать, как нам удалось сохранить эффективность в условиях удалённой работы, а также всегда ли это необходимо.
Итак, есть две составляющие, которые влияют на эффективность сотрудников. Первая – идеологическая: как мы мыслим, чтобы работать хорошо. Вторая – инструментальная: что нам в этом помогает.
У нас нет атмосферы семьи или компании друзей: в офисе не принято сидеть в телефоне, смотреть сериал или лежать на диване. Проще говоря, идеологически не принято не работать. За этим следит и сам коллектив: каждый пришёл сюда, чтобы заработать денег. Те, кому это не подходит, просто не приживаются. Они либо работают и у человека всё складывается, либо мы прощаемся. Есть компании, где сидеть в соцсетях и решать личные вопросы – это нормально (разного рода ГУПы, бюджетные организации и т.п.). Но если собрать статистику, можно увидеть, что залипание в смартфоне и телефонные разговоры занимают очень много времени.
Ещё мы используем определенное программное обеспечение, которое установлено на компьютерах. Оно протоколирует всё, чем занят сотрудник и с определённой периодичностью делает скриншоты. В том числе мы его подключаем подрядчикам, которым платим за часы работы.
Это ПО круто использовать для отслеживания результативности по проектным задачам. Специфика проектных процессов такова, что нарисовать чертеж-картинку или написать текст можно за пять минут, а можно за два дня. И то, и то – нормально.
Программа помогает увидеть, какими путями сотрудник шёл к решению задачи и показывает, что он не халтурил всё это время. Мы выборочно смотрим отчёты из программы по каждому и это помогает персоналу мобилизоваться, в назначенные сроки решить поставленную задачу и не отвлекаться на посторонние задачи.
С начала самоизоляции мы регулярно организовываем короткие звонки-совещания с сотрудниками. Их основная цель – анализ того, что происходит: собрана ли команда, как дела с самодисциплиной и организацией рабочего времени, требуется ли помощь или дополнительные мотивационно-карательные меры.
Если руководитель видит, что сотрудник не справляется, он вникает в проблему и либо показывает сотруднику правильный путь, либо дает ему в помощь специалиста или, при плохом раскладе – снимает его с проекта. Такой формат контроля хорош тем, что мы можем быстро реагировать на возникающие проблемы и постараться оперативно их исправить.
В целом мы стараемся выстроить работу в коллективе так, чтобы личные цели сотрудника совпадали с целями компании и нам не надо было досконально не контролировать работу каждого.
Я вообще считаю, что необходимо снижать объём контролирующих процедур и просто грамотно подходить к выбору персонала.
Не надо относиться к сотрудникам как к родителям или к детям. Коллектив – это не семья, а единомышленники в плане получения прибыли. По нашему опыту, как бы технически мы не усложняли контроль за коллективом, люди, которые не хотят работать, не будут это делать.
Они могут двигать мышкой, если система анализирует активность, сидеть в сети с личного телефона и придумать много вариантов, как обойти надзор со стороны.
Смешно наблюдать за тем, как фирмы и организации, не связанные с вопросами экономической безопасности, инвестируют в процедуры контроля больше, чем эффективность бизнеса, которую они контролируют.
Поэтому мы стараемся отталкиваться только от результата. Чем выше профессиональная осознанность у каждого члена коллектива, тем больше он руководствуется внутренней мотивацией и здравым смыслом.
Во время самоизоляции управление задачами и контроль за рабочими процессами со стороны руководства очень сильно усложнились. Если раньше можно было просто подойти к коллеге и всё проговорить устно, то в период пандемии такой вариант исчез.
Кроме того, довольно быстро стало ясно, что Telegram, ZOOM и другие мессенджеры перегружены: найти нужную информацию или файл становилось всё труднее. Поэтому мы постарались добавить в управление задачами новое решение: перешли к форматам еженедельных совещаний и подведения итогов по решаемым проектным задачам. Из-за этого загрузка каждого сотрудника в целом стала более понятной и это решение показывает себя эффективно.
Вообще, наша компания придерживается принципов презумпции добросовестности и контролирует результат, а не сотрудников. Если работа сделана, план выполнен, то и человек вправе решать, как ему распоряжаться оставшемся свободным временем. Смотри фильмы, сиди в соцсетях, в общем, наслаждайся заслуженными благами грамотного планирования.
Если же сотрудник бездельничает и это влияет на общие цели, то мы узнаем об этом сами. Без посредников и программ для «контроля за рабами», которые больше демотивируют и раздражают, чем настраивают на рабочий процесс.
С наступлением пандемии мы, наоборот, немного ослабили точки контроля: некоторые особо ответственные сотрудники получили возможность самостоятельно распоряжаться рабочим временем и вести дела по удобному для них графику. Этот подход сохранился и в настоящее время, когда самоизоляция кончилась – например, мы окончательно перестали следить за тем, когда эти сотрудники приходят на работу и когда уходят с неё.
Впрочем, тайм-трекерами мы всё же пользуемся. Такие программы помогают контролировать нашу эффективность. Если проект оценён, допустим, в тысячу часов, а по факту его реализация заняла все две, значит мы потеряли деньги, сверхоптимистично оценив проект. Либо кто-то или что-то работает не так, как должно.
Итого получается, что, с одной стороны, режим самоизоляции привел к необходимости использования дополнительных инструментов контроля, а с другой – дал возможность сотрудникам нашей компании не потерять рабочие места и, более того, в какой-то мере даже развиваться…